Datenschutzerklärung Wellness Journey

Gültig für die Wellness Journey auf wellnesstrip.com · English version

Unsere Verarbeitung personenbezogener Daten in der Wellness Journey beschränkt sich auf jene Daten, die zur Bereitstellung der Reiseplanung, der Hotelinformationen, der Verfügbarkeits- und Preisauskünfte, der KI-Reiseassistentin sowie der Anfrage- und Buchungsfunktion erforderlich sind. Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen in Österreich bzw. der EU (DSGVO, TKG 2021). Ergänzend gilt die Datenschutzerklärung von wellnesshotel.com.

A) Daten des Verantwortlichen

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:

Best Alpine Wellness Hotels
Brixner Straße 3/4
6020 Innsbruck
Österreich

Telefon: +43 512 360261
E-Mail: info@bestwellnesshotels.at
Umsatzsteuernummer: ATU 4374 3703 · ZVR-Zahl: 028629483

Im weiteren Verlauf „Wir" genannt. Für Fragen zum Datenschutz kontaktieren Sie bitte info@bestwellnesshotels.at. Die betriebliche Datenschutzbeauftragte ist unter der o. g. Anschrift zu Hd. Michaela Thaler bzw. unter thaler@bestwellnesshotels.at erreichbar.

B) Informationen zur Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten

1. Umfang der Datenverarbeitung

Wir nutzen personenbezogene Daten lediglich, wenn sie für das Funktionieren der Journey und das Anbieten unserer Inhalte und Services notwendig sind, unter Beachtung der Rechtmäßigkeitsvoraussetzungen gem. Art. 6 DSGVO.

2. Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), zur Vertragsanbahnung und -erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) oder aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen – über „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß oder an die Kontaktadresse unter A).

3. Speicherung & Löschung der Daten

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks bzw. rechtlicher Verpflichtungen notwendig ist: Server-Logs 14 Tage · Einwilligungs-Cookie 12 Monate · Besucher-Kennung 30 Tage · Sitzungsspeicher bis zum Schließen des Tabs · Chat-Protokolle der KI-Assistentin 12 Monate · Verfügbarkeits-Cache maximal 48 Stunden · Anfragen 24 Monate nach dem letzten Kontakt · Buchungen 7 Jahre (§ 132 BAO) · Newsletter bis Widerruf.

C) Verarbeitungszwecke

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, geschieht dies aus einem der folgenden Gründe: Betrieb der Journey · Verfügbarkeits- und Preisauskünfte · KI-gestützte Reiseberatung · Bearbeitung von Anfragen und Buchungen · Newsletter-Verwaltung · Tracking (Analyse des Besucherverkehrs, nur mit Einwilligung).

1. Umfang der Datenverarbeitung beim Aufruf der Journey

Die Journey wird auf Servern von Hostinger International Ltd. betrieben. Bei jedem Aufruf werden verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer-URL, Art des Browsers, Gerätekategorie und Betriebssystem, übertragene Datenmenge und Zugriffsstatus. Zweck: Auslieferung, Betriebssicherheit, Fehleranalyse, Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Server-Logs werden nach 14 Tagen gelöscht.

Daten, die nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung erhoben werden (Kategorien Statistik/Marketing): besuchte Seiten, Klicks, Events (z. B. gestartete Anfragen), Sitzungsstatistiken, ungefähre Standortbestimmung, Browser- und Geräteinformationen.

2. Cookies und lokale Speicherung

Die Journey verwendet Cookies und Browser-Speicher. Technisch notwendige Einträge dürfen wir ohne Einwilligung setzen (§ 165 Abs. 3 TKG 2021); für alle anderen benötigen wir Ihre Erlaubnis. Beim ersten Besuch erscheint unser Cookie-Banner mit den Kategorien „Notwendig", „Statistik" und „Marketing"; der Google Tag Manager wird nur gestartet, wenn Statistik und Marketing zugestimmt wurde. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß ändern oder widerrufen.

Notwendig

Statistik und Marketing (nur mit Einwilligung, geladen über Google Tag Manager)

Bei Zustimmung können IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten, besuchte Seiten, Interaktionen sowie Cookie-/Werbe-IDs an die Anbieter übermittelt und dort zu Nutzungs- und Werbeprofilen verarbeitet werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Zur Drittlandübermittlung siehe F).

3. KI-Reiseassistentin („Wilma")

Die Journey enthält eine KI-gestützte Assistentin, die Sie per Text und – auf Wunsch – per Sprache bei der Reiseplanung unterstützt.

Verarbeitete Daten: Ihre Chat-Eingaben, der aktuelle Reisestand (Region, Hotel, Reisedatum, Personenzahl, Kinderalter, gewählte Zimmer/Extras/Spa-Anwendungen), Zeitstempel, die pseudonyme Besucher-Kennung, ein gehashter Wert Ihrer IP-Adresse (SHA-256 mit geheimem Salt, nicht rückrechenbar) und Ihr User-Agent.

KI-Anbieter: Zur Erzeugung der Antworten werden Ihre Chat-Eingaben und der Reisestand an Anthropic PBC (San Francisco, USA) über deren Programmierschnittstelle (Modellfamilie „Claude") übermittelt. Nach den Anbieterbedingungen werden über die Schnittstelle übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet. Kontaktdaten aus dem Anfrageformular werden nicht an den KI-Anbieter übermittelt.

Gesprächsprotokoll: Chat-Verläufe werden auf unseren Servern gespeichert, um die Qualität der Assistentin zu sichern, Missbrauch zu erkennen (Anfragebegrenzung, Sperrlisten) und auf Ihren Wunsch („Ich möchte mit einem Menschen sprechen") ein Mitarbeiter-Gespräch zu ermöglichen. Befugte Mitarbeiter können Protokolle zu diesen Zwecken einsehen. Speicherdauer: 12 Monate, danach automatische Löschung.

Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten (z. B. Gesundheits- oder Zahlungsdaten) ein. Angaben zu Verfügbarkeit und Preisen stammen aus den Hotelsystemen; verbindlich ist die Bestätigung des Hotels. Mehr dazu im KI-Statement. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung einer Buchung) und lit. f DSGVO (Qualitätssicherung, Missbrauchsschutz).

4. Sprachfunktion (Diktieren und Vorlesen)

Wenn Sie das Mikrofon-Symbol nutzen, wird Ihre Spracheingabe an ElevenLabs Inc. (New York, USA) übermittelt und dort in Text umgewandelt; lassen Sie sich Antworten vorlesen, wird der Antworttext dort in Sprache umgewandelt. Die Verbindung wird nur auf Ihre Aktion hin aufgebaut; Audiodaten werden bei uns nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Start der Funktion).

5. Entfernungsberechnung

Fragen Sie die Assistentin nach Entfernungen, wird der von Ihnen genannte Ort an Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Großbritannien) und OSRM (Project OSRM) übermittelt, um Koordinaten und Fahrstrecke zu ermitteln. Die Anfrage erfolgt von unserem Server aus; Ihre IP-Adresse wird nicht übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

6. Verfügbarkeits- und Preisauskünfte

Wenn Sie Reisedatum, Personenzahl und Kinderalter wählen, werden diese Angaben (ohne Kontaktdaten) an die Hotelsysteme der gelisteten Häuser übermittelt, um Verfügbarkeit und Preise zu ermitteln. Eingesetzte Systeme: seekda, ASA Hotel, Elite Front Office und Oracle OPERA Cloud. Verantwortlich für die Verarbeitung in diesen Systemen ist das jeweilige Hotel. Abgerufene Daten werden bei uns kurzzeitig zwischengespeichert (maximal 48 Stunden). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Bewertungen und Inhalte Dritter

Bei Hotels zeigen wir Bewertungszahlen von Google, HolidayCheck und TrustYou an. Diese Werte werden von unserem Server geladen; dabei werden keine Daten von Ihnen an diese Anbieter übermittelt.

D) Kontaktaufnahme, Anfragen und Buchungen

Über das Anfrage-/Buchungsformular verarbeiten wir: Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Reisedaten (An-/Abreise bzw. Tagesbesuch), Personenzahl und Kinderalter, gewähltes Hotel, Zimmer, Verpflegung, Angebot, Extras, Spa-Anwendungen mit Wunschterminen, Ihre Nachricht, den Gesamtpreis sowie Zeitpunkt und Herkunft der Anfrage.

• Weiterleitung an das gewählte Hotel zur Bearbeitung – per Übertragung in das Hotelsystem (siehe C.6) und/oder per E-Mail. Das Hotel verarbeitet Ihre Daten als eigener Verantwortlicher nach seiner Datenschutzerklärung.
• Bestätigungs-E-Mail an Sie sowie Verwaltung der Anfrage in unserem Buchungsportal (Best Alpine Wellness Hotels als Vermittler).
• E-Mail-Versand über Microsoft 365 / Exchange Online (Microsoft Ireland Operations Ltd.; Absender booking@bestwellnesshotels.at).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Anfragen 24 Monate nach dem letzten Kontakt; Buchungen 7 Jahre gemäß § 132 BAO. Verbindlich wird eine Buchung erst mit Bestätigung durch das Hotel.

1. Newsletter

Wenn Sie im Formular den Newsletter der Best Alpine Wellness Hotels und/oder des Hotels ankreuzen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen zum Versand. Für den Newsletter der Best Alpine Wellness Hotels gelten die Bestimmungen der Datenschutzerklärung von wellnesshotel.com (Double-Opt-In, CleverReach GmbH & Co. KG). Widerruf jederzeit per Abmeldelink oder E-Mail an info@bestwellnesshotels.at. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; § 174 TKG 2021.

E) Datensicherheit

Alle Übertragungen in der Journey erfolgen TLS-verschlüsselt (erkennbar am Schloss-Symbol in der Adressleiste). Zugriffe auf Anfrage-, Buchungs- und Gesprächsdaten sind auf befugte Mitarbeiter beschränkt; IP-Adressen im Chat-Protokoll werden nur gehasht gespeichert. Darüber hinaus wenden wir geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen an, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen.

F) Empfänger von Daten und Datenübermittlung an Drittländer

1. Empfänger von Daten

Wir veräußern, handeln oder übermitteln keine persönlichen Daten an unbeteiligte Dritte. Wir leiten Daten nur weiter, wenn es für die Erfüllung eines Vertrags (Weitergabe Ihrer Anfrage an das gewählte Hotel), die technische Funktion der Journey oder aufgrund eines anderen rechtlichen Grundes notwendig ist. Dienstleister, die uns unterstützen, sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet (Art. 28 DSGVO). Eine Liste der Dienstleister:

Zudem kann eine Datenweitergabe im Rahmen von behördlichen Anfragen, justiziellen Anweisungen und rechtlichen Prozessen stattfinden, wenn es zur Wahrung oder Durchsetzung von Rechten notwendig ist. Wir streben an, den Umfang einer solchen Weitergabe auf das rechtlich Erforderliche zu beschränken.

2. Datenübermittlung an Drittländer

Wir nutzen Dienstleistungen von Anbietern, die teilweise außerhalb der EU/des EWR ansässig sind oder dort Daten verarbeiten (insbesondere USA: Anthropic, ElevenLabs sowie die Konzernmütter von Google, Meta, Microsoft, Pinterest, LinkedIn, Spotify). Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework) für zertifizierte Unternehmen; wo dieser nicht greift, setzen wir die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) mit ergänzenden Maßnahmen ein. Ohne Angemessenheitsbeschluss oder passende Sicherheitsmaßnahmen besteht das Risiko, dass lokale Behörden auf Daten zugreifen und die Durchsetzung Ihrer Rechte erschwert ist.

G) Ihre Rechte

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen (Verarbeitungszwecke, Kategorien, Empfänger, geplante Speicherdauer, Herkunft, automatisierte Entscheidungsfindung), sowie das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie können Ihre Rechte jederzeit unter der Kontaktadresse in A) geltend machen. Sofern Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten den geltenden Datenschutzbestimmungen widerspricht, können Sie sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at) beschweren.

Die Journey richtet sich an Personen ab 18 Jahren. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Dienste oder Rechtslage ändern; es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.